时间管理

时间管理:提高工作绩效的关键                 

任何人都没有足够的时间, 然而每一个人又拥有自己的全部时间, 这就是著名的时间悖论。很多时候时间根本不是自己所能控制的。哈佛管理百科全书把能否“利用好时间”作为衡量管理者是否成熟的条件之一。可以说, 时间管理是一个团队、一个人事业成功的关键。

具有正确的时间价值观、明晰的时间管理观念, 并掌握科学的时间管理方法。时间管理本质上是一种自我管理, 如何根据自己的价值观和目标管理时间, 是一项重要的领导技巧。有效的时间管理可以提升领导者的时间价值观, 改变传统的对待时间的态度和工作方式。德国时间管理专家罗塔塞维特认为, 单一的时间领导科学管理方法是无效的, 时间管理不仅仅是日常事务的安排和处理, 还应包括更广泛的层面, 比如积极的生活规划: 构思个人的生活愿景、制定具体的生活目标以及成功发展的途径和策略等。真正会利用时间的管理者, 不是把大量时间用在忙乱的工作上, 而是用在构思、拟订计划上。“时间块”原理告诉我们, 应把一天的时间尽量合理地分成完整的时间块, 在每个时间块中都只专心做一件事情, 尽量排除干扰, 否则就会出现所谓的“锯齿效应”, 而重新开始工作就意味着需要额外的时间再一次准备和熟悉, 会大大降低工作效率

  
要事优先原则，时间管理的重点在于如何分配时间。时间并不是无起伏的, 而是像山峰一样有层次的, 有重要时间和平常时间的差别。要事优先原则要求领导者遵循“二八定律”, 把最重要的工作放在第一时间处理, 按照优先次序对各项任务进行时间预算或分配。做对的和好的事情是有效益, 把事情做快做好仅仅是有效率, 因此, 应首先考虑效益, 然后才考虑效率, 区分事情的优先等级, 做对的事情永远要比把事情做对做好更重要。  
美国管理学家科维提出了时间管理的“四象限法”, 把工作按照重要和紧急两个维度划分为四个“象限”: 既重要又紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。应首先完成那些既重要又紧急的工作, 其次是重要而不紧急的工作, 对于紧急而不重要的事可以考虑授权给他人去做, 对于那些既不重要也不紧急的事可以尽量不去做。高效时间管理的秘密在于第二象限, 即应该把精力和重点集中于重要而不紧急的工作上, 如学习培训、建立人际关系等。因为那些重要而紧急的事情都是在它们不紧急的时候没有抓紧时间做而从“重要不紧急”变成了“重要而紧急”, 这就容易使人陷入“救火队员”的角色中, 无法体会到游刃有余的境界。每天留出一点时间处理重要而不紧急的事情, 学会在意识中把重要的事情变得很紧急, 你就能掌握时间的主动权, 保持工作和生活的平衡, 减少未来可能出现的危机。

  
拖延是浪费时间的首要因素。当你有紧迫的时间限制时, 你通常总能找出完成工作的办法; 而当你有充裕的时间时, 却很容易变得拖沓和效率低下, 增加最后时限的压力。对此, 要给自己规定最后时限并实行自我约束, 持之以恒地坚持就能克服拖延等弊病。确定时间期限的原则是, 大致估算一下完成任务所需要的时间, 而且更重要的是要视自己有多少时间而定。在时间管理上存在一种误区, 认为抓住每一分钟、每一秒钟就是合理利用时间了。实际上, 关键不在于你是不是每分钟都在工作, 而在于你是如何安排你的时间的, 你的时间是零散的还是整块的。在安排工作时, 应当把类似的工作集中起来, 以便消除重复的活动。所有对目标没有多少价值的例行公事都应该给予合并、授权或降低到尽可能低的程度。 

 
灵活机动原则，帕金森定律告诉我们, 工作常常会占据多于人们计划分配的时间, 所以在时间管理的过程中, 还需要应付意外的不确定性事件, 要为处理意外事件留出时间。个人的时间安排不要过满, 应该有一定的机动性。一般来说, 只将时间的50%计划好就可以了, 其余的50%应当属于灵活时间, 用来应对各种打扰和无法预期的事情。  

值得重视的是, 有效的时间分析作为时间管理的基础是十分必要的。通过时间分析, 能够改变无意识浪费时间的习惯, 使之学会从意识层面审视它们, 从而改掉不良的工作、学习习惯。导致时间浪费的因素多半是外界原因引起的, 如下属问题、电话、会议、例行性工作、访客干扰、外界活动等, 这种“先求诸人, 再求诸己”的态度虽然是人之常情, 但却无益于时间管理效能的提高。在时间的有效运用上, 最大的敌人其实是自己。事必躬亲、拖延、仓促决策、缺乏沟通、不会拒绝等都是常见的浪费时间的因素。做时间的主人, 做自己的主人, 你才能在最大程度上运用好时间。